“Ik los het wel op.”
“Ik zoek het wel voor je uit.”
Hoe vaak hoor je leidinggevenden dit zeggen?
Hoe vaak zeg jij dit als diezelfde leidinggevenden aan je bureau staan met een vraag of een probleem?
‘Apen op je schouder’, ik hoor het steeds vaker. Het is een uitdrukking die in het leven geroepen werd door William Oncken en hij schreef er in 1974 een artikel over in de Harvard Business Review: ‘Managing Management Time’.
Volgens Oncken moet je een aapje zien als de volgende stap die je moet zetten bij het oplossen van een probleem.
Concreet gaat het om iets waarmee één van je medewerkers mee zit en waarvoor hij jou om hulp of advies vraagt. Zodra de medewerker uitlegt wat er aan de hand is, legt het aapje zijn poot op jouw schouder.
Door te zeggen dat je ernaar gaat kijken, springt het aapje op jouw schouder en loopt je medewerker een paar kilo lichter weg…
Het eerste probleem is dat er een rolverwisseling optreedt. Bij iedere aap zijn er namelijk twee partijen: één om de taak uit te voeren en één om alles op te volgen.
Zodra je de aap overneemt van je medewerker, word jij uitvoerder en werk je eigenlijk voor hem in plaats van hij voor jou…
Het tweede probleem is dat hoe langer jij wacht om de taak uit te voeren, hoe gefrustreerder de medewerker zal worden.
Hij krijgt het gevoel dat hij niet op jou kan rekenen en jij zal je schuldig voelen en nog harder gaan werken…
Er is nog een ander probleem. Hoe meer apen je overneemt, hoe meer mensen zullen denken dat je ze graag wilt en nog meer bij jou zullen komen om hulp en advies.
Voor je het weet zie je er uit als de afgematte manager op de foto en kom je nog nauwelijks toe aan je leidinggevende verantwoordelijkheden…
Bepaal zelf op wiens schouder de aap zit door het JIJ-WIJ-IK principe:
Geef niet direct antwoord maar spreek met de medewerker een concreet tijdstip af om het probleem verder te bekijken. Vraag hem om tegen dan al na te denken over mogelijke oplossingen:
JIJ
🔸Wat kan JIJ zelf doen om het probleem op te lossen?
🔸Welke mogelijke oplossing heb JIJ al geprobeerd en wat was het resultaat?
Het kan zijn dat de medewerker niet de juiste kennis of ervaring heeft om het probleem aan te pakken. Pas dan ga je over naar de volgende stap:
WIJ
🔸Wat kunnen WIJ samen doen om het probleem op te lossen?
🔸Laten WIJ samen zoeken naar de ondersteuning die je nodig hebt
Gebruik de laatste stap enkel in de gevallen dat de medewerker de taak echt niet zelf kan uitvoeren:
IK
🔸IK zal dit voor je oplossen
🔸IK neem de verantwoordelijkheid van je over
Deze keer zal IK tonen hoe het moet zodat je het de volgende keer zelf kan doen
Als je consequent deze drie stappen uitvoert dan zal je zien dat in 80% van de gevallen de aap op de schouder van de ander blijft zitten en het probleem slechts in 20% van de gevallen op jouw bord terecht komt.
Nog een tip als je écht effectief wil leidinggeven: vraag aan je medewerker om even onder de middag of na de werkuren terug te komen om het probleem te bespreken. Je zal zien dat veel van de problemen al vanzelf zullen opgelost zijn 😊